banner top 1 banner top 2 banner top 3
hex1
ข่าวสาร ความรู้
การลดขนาดไฟล์ Spreadsheet

การลดขนาดไฟล์ Spreadsheet (แผ่นตารางทำการ)

สิรเมธินท์ ลัพธวรรณ์ : รวบรวม


ตอนที่ 1 อะไรทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่

ข้อมูลในเนื้อหานี้ ไม่ได้พูดเพียงเฉพาะ MS Excel เท่านั้นแต่พูดคลุมถึงโปรแกรม Streadsheet อื่นที่ใช้ในงานบริษัท หรือก็คือ Libreoffice Calc ที่มีรูปแบบโปรแกรม และวิธีการใช้งานที่เหมือบกัน Excel ด้วย ดังนั้นเวลาพูดถึง Spreadsheet ในหัวข้อนี้ จึงหมายรวมโปรแกรมที่มีลักษณะเดียวกันอย่างที่กล่าวมา

 

แฟ้ม Spreadsheet ที่เราเพิ่งเปิดใช้งานขึ้นใหม่ในวันนี้ จะเริ่มมีขนาดแฟ้มใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ แล้วเมื่อวันเวลาผ่านไปสักปีสองปี คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ก็จะทำงานช้าลงไปจนผิดสังเกตโดยมีเหตุมาจากแฟ้มใหญ่ขึ้นมากนี่แหละ ตัวผู้ใช้ Spreadsheet มักชอบวิ่งไปบอกหัวหน้า ขอให้ซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่เพื่อจะได้ทำให้ Spreadsheet ทำงานเร็วเหมือนเดิม แต่แม้จะได้ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องใหม่แล้วก็ตาม ต่อมาพอแฟ้มเริ่มใหญ่ขึ้นอีก คอมพิวเตอร์ก็จะช้าลงไป

ก่อนที่จะสายเกินไป ผู้ใช้ Spreadsheet ควรเข้าใจก่อนว่า ที่ว่าแฟ้มใหญ่ขึ้นนั้น อะไรบ้างที่เป็นเหตุให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น แล้วอย่านึกต่อไปว่า แฟ้มใหญ่ต้องใช้เวลาคำนวณนานกว่าแฟ้มที่เล็กกว่าเสมอไป ซึ่งเมื่อเข้าใจประเด็นเหล่านี้แล้วเราต้องหาทางออกแบบแฟ้มให้ใหญ่พอดีๆ ไม่ใหญ่ ไม่เล็กเกินไป และไม่ใช้เวลาคำนวณช้าจนรอไม่ไหว

 ในความรู้พื้นฐานการใช้งาน Spreadsheet จะประกอบด้วย คอลัมภ์ และแถว ส่วนพื้นที่ที่คอลัมภ์และแถวตัดกันจะเรียกว่าเซลล์ ซึ่งจะเป็นพื้นที่ที่จะทำงาน ใส่ข้อมูล และรายละเอียดต่างๆ ของงานได้ โดยใน 1 เซลล์ จะมีสิ่งที่บรรจุอยู่ภายใน 3 อย่าง ดังนี้

1. Text / Number ข้อความหรือตัวเลข

2. Format / Conditionsหรือ รูปแบบ / เงื่อนไขรูปแบบ

3. Formular / Link หรือสูตรและการเชื่อมโยง

 ดังนี้ แม้ว่าจะไม่เห็นข้อความปรากฏในเซลล์ แต่ในเซลล์นั้นอาจจะมีส่วนประกอบอื่นใส่ไว้อยู่ ข้อมูลนี้จึงจะต้องปูพื้นไว้ก่อน ที่จะนำเสนอเรื่องราวต่อไป

 

      สิ่งที่มีผลต่อขนาดของแฟ้ม

             1. จำนวนเซลล์ที่ใช้

             2. จำนวนเซลล์ที่ถูกอ้าง

             3. รูปแบบหรือ Format ที่ใช้

             4. Object ที่ใช้ในไฟล์

  

จำนวนเซลล์ที่ใช้

แฟ้ม Spreadsheet ในยุคแรก มีขนาดแฟ้มใหญ่มากเพราะกำหนดว่า พื้นที่ตารางทุกเซลล์ตั้งแต่เซลล์ A1 ไปจนถึงเซลล์หัวมุมขวาล่างสุดที่มีข้อมูลอยู่ถือเป็นพื้นที่ซึ่งถูกใช้งาน ต่อมา Spreadsheet ได้พัฒนาให้ขนาดของแฟ้มไม่ต้องนับจากเซลล์ A1 แต่ให้นับเฉพาะเซลล์ที่ถูกใช้งานเท่านั้น ส่วนเซลล์ที่เราไม่ได้เข้าไปแตะต้องแก้ไขใส่อะไรลงไป ไม่มีส่วนกระทบต่อขนาดของแฟ้มแต่อย่างใด ซึ่งช่วยให้เราสามารถใช้พื้นที่ตารางได้สะดวก ไม่ต้องออกแบบตารางให้ชิดติดกันเป็นพืด เพื่อหาทางลดขนาดแฟ้มอย่างแต่ก่อน

ขอให้สังเกตว่า ขนาดของแฟ้ม ไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนอักขระที่มีอยู่ในเซลล์ ไม่ว่าจะพิมพ์เลข 1 ลงไปในเซลล์ 100 เซลล์ หรือพิมพ์เลข 123 ลงไปในเซลล์ 100 เซลล์ แฟ้มก็ยังคงมีขนาดใหญ่เท่ากันเพราะใช้จำนวนเซลล์ 100 เซลล์เท่ากัน แต่อย่างไรก็ตามในเซลล์จำนวน 100 เซลล์ที่สมมติว่าถูกพิมพ์ค่าลงไปนั้น หากพิมพ์ตัวอักษรหรือสร้างสูตรลงไปก็จะทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นตามลักษณะของข้อมูลที่พิมพ์ลงไป ซึ่งลำดับขนาดแฟ้มจากเล็กไปใหญ่ขึ้นกับประเภทของข้อมูล ดังนี้


ถ้าเป็นตัวเลข แฟ้มจะเล็กที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเลข
1 หรือเลข 123 แฟ้มยังคงมีขนาดเท่ากัน

ถ้าเป็นตัวอักษร แฟ้มจะใหญ่ขึ้น ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษร abc หรือ ABC แฟ้มยังคงมีขนาดเท่ากัน

ถ้าเป็นสูตรและคืนค่าเป็นตัวเลข แฟ้มจะใหญ่ขึ้น

ถ้าเป็นสูตรและคืนค่าเป็นตัวอักษร แฟ้มจะใหญ่มากที่สุด


จำนวนเซลล์ที่ถูกอ้าง

ในกรณีที่สร้างสูตร link ข้อมูลข้ามแฟ้ม จะพบว่าแฟ้มปลายทางมีขนาดใหญ่ขึ้นมาก หรือบางครั้งจะมีขนาดใหญ่กว่าแฟ้มต้นทางเสียอีก ทั้งๆที่ในแฟ้มปลายทางมีเซลล์ที่ใช้งานเพียงเซลล์เดียวก็ตาม เนื่องจากในสูตร link ข้ามแฟ้มที่สร้างไว้ในเซลล์ได้นำข้อมูลจากแฟ้มต้นทางมาเก็บไว้ในแฟ้มปลายทาง เรียกว่า Cache Data

ยกตัวอย่างเช่น สูตร =VLOOKUP(A1,[Input.xls]Sheet1!$B$2:$H$200,2) ที่หาค่าจากแฟ้ม Input.xls ในชีท Sheet1 ตั้งแต่เซลล์ B2:H200 นี้ จะทำให้ Spreadsheet แอบสร้างตารางที่เรามองไม่เห็นเก็บข้อมูลจากแฟ้มต้นทางทั้งหมดไว้ในแฟ้มปลายทางที่มีสูตรนี้อยู่ ซึ่งตารางที่มองไม่เห็นนี้แหละเป็น Cache Data

Cache Data ช่วยทำให้เมื่อเปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาใช้เพียงแฟ้มเดียว เราก็สามารถใช้สูตร VLookup ค้นหาข้อมูลจากแฟ้มต้นทางได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิดแฟ้มต้นทางขึ้นมาใช้พร้อมกับแฟ้มปลายทางแต่อย่างใด แต่ก็ทำให้แฟ้มปลายทางมีขนาดใหญ่ขึ้น


รูปแบบหรือ Format ที่ใช้

ในแฟ้มหนึ่งๆรับรูปแบบได้สูงสุดเพียง 4,000 แบบ โดยรูปแบบที่ว่านี้เป็นรูปแบบที่เกิดจากเมนูคำสั่ง Format > Cells นั่นเอง (ซึ่งน่าจะรวมถึง Format > Conditional Formatting หรือไม่นั้นยังไม่มีข้อมูลชัดเจน) หากเมื่อใดที่ Spreadsheet เตือนขึ้นมาบนจอว่า Too many formats อะไรทำนองนี้ เราต้องรีบลบรูปแบบที่ไม่ได้ใช้งานทิ้งออกไปทันที เพราะอาจไม่สามารถเปิดแฟ้มที่เคยถูกเตือนเช่นนี้ขึ้นมาใช้งานได้อีก

การกำหนดรูปแบบให้กับชีททั้งชีทพร้อมกันทีเดียวทุกเซลล์ จะทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กกว่าการกำหนดรูปแบบเพียงบางส่วนของตาราง เพราะ Spreadsheet จะใช้วิธีรับรู้ทีเดียวว่าชีทนั้นๆใช้รูปแบบใด แต่ถ้าในตารางมีการกำหนดรูปแบบต่างกันไปในแต่ละส่วน จะทำให้ Spreadsheet ต้องรับรู้ละเอียดมากขึ้นว่า พื้นที่ตารางส่วนใดใช้รูปแบบใด จึงทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น

 

Object ที่ใช้ในไฟล์

บางครั้งเราก็ต้องการเพิ่มความสวยงามให้ตารางการทำงาน เราจึงใส่รูปภาพ หรือจะเป็นกราฟ  แต่หลายคนคงยังไม่ทราบว่า รูปภาพที่มีขนาดใหญ่อยู่แล้ว เมื่อนำใส่ลงใน Spreadsheet จะทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้นตามไปด้วย แม้กระทั้งรูปแบบกราฟ มีการปรับรูปแบบ และการเชื่อมโยง ก็สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้เช่นกัน

 

ss-1

อ้างอิง

http://www.excelexperttraining.com/blogs/archives/z200-eLearning000717.php

http://www.excelexperttraining.com/indexextra.html? url=http://www.excelexperttraining.com/extra/tactic/maxspeed.html

http://www.tpa.or.th/xlsiam/training/manual/uncertainty/dbf02.html

http://dict.longdo.com/search/spreadsheet

 
ภาพประกอบจาก

http://blog.marketo.com/2013/06/the-problems-with-using-spreadsheets-to-manage-your-marketing-budget.html

http://www.ask.com/technology/name-first-spreadsheet-program-92c186f5b5dc459e

 


news update
บริษัทฯ เข้าร่วม Logistics Conference
บริษัทฯ เข้าร่วม Logistics Conference
บ.ไบโอจีนีเทค เข้าตรวจสอบฯ
บ.ไบโอจีนีเทค เข้าตรวจสอบกระบวนการทำงานฯ
บริษัทฯ รับการตรวจสภาพแวดล้อม
ด้านแสง เสียง และความร้อน
บริษัทฯ ผ่านการตรวจประเมินเพื่อรักษาระบบ
ตรวจประเมินเพื่อรักษาระบบ ISO
สถิติผู้เยี่ยมชมทั้งหมด
771140
เมื่อวาน
612